「仕事を教わる時のメモの取り方がいまいちわからない」
- 会社で仕事を教わっているときメモをするか？
- 相手の話すスピードについていけなくてメモがぐちゃぐちゃ
- ぐちゃぐちゃのメモを後から書き直しますか？
- 後から見てもわかりやすいメモの取り方が知りたい
まずお聞きしたいことが、メモ帳の大きさはどのようなサイズのものを
使っていますか？
メモ帳は小さすぎると書きにくいし、大きすぎるとかさばります。
きっと仕事を教わっている時
メモ帳を手放せない状況で、行くところ行くところ持ち歩いている
のではないでしょうか？
後で見やすいようにペンの色を変えたり、付箋を貼ったりして
教わった内容をまとめたい。
もう少し、ゆっくりノートに書きやすいように話してほしい。
と、もどかしい気持ちでいるのが想像できます。
教える相手は忙しいのもあるけど
自分は仕事内容を把握して理解しているから
自分目線で教えている可能性があります。
けれど、ほとんどの方が自分目線で教えているように思います。
「それはなぜか？」
決められた期限の中でたくさんの仕事内容を
教えないといけないから。
全ての仕事内容をあなたに教えなきゃいけない。
しかも、普段の業務をやりながら。
なので話すスピードを上げないと予定通りに
業務が進められなくなってしまうんですね。
私も「一度で覚えてね」というオーラを
何度先輩から感じたことか。
心の中で「あなたは何度も同じことやってるんだから
そりゃあ出来るのは当然よね」と思っていました。
先輩が教えるのが早いもんだから
メモ張はぐちゃぐちゃですよ。
このような、しっかりメモが取れない状況から
脱出しましょう。
今回の記事を読んだ後
職場でのメモに限らず、普段の生活でメモを取る習慣がつきます。
相手が伝えたいことの要点がわかるようになるので
メモに意識をとられず、余裕もって上司の話が聞けるようになる。
メモに頼ることなく頭を使えるようになる。
メモは取るか取らないか
メモは取ってください。
仕事に慣れていない間や、新しい仕事をしなければいけない時は
頭だけではとても覚えられない。
仕事が終わって家で復習しようとしても
メモを取っていなかったら、復習しようがありません。
もしかしたら
あなたの職種の仕事内容がネットで調べられるかもしれない。
けれど、職種が一緒でも
会社によってやっぱりやり方が違ってきます。
そうなるとメモ帳に頼るしかなくなります。
仕事を教えてくれている上司が「メモ取らなくていいよ」と
言ったのは
「メモは一切取らなくていいよ」と言ったのではなく、
「その仕事内容はメモ取るのではなく頭で覚えて」と
いう意味だったのではないですか？
「メモを取らないで身体で覚えて」という意味。
仕事内容の中には、メモを取る部分とメモを取らないで
身体で覚える部分があります。
職場はただでさえ忙しく、仕事が山積みです。
なので「一回で覚えて」と無謀なことをいう職場も
たくさんあります。
わたしの経験した職場もほとんど「一回で覚えて」オーラがすごかった。
「なぜこのような事を言うのか？」
人手が足りない、もしくは忙しいからです。
それに先輩が教えるのはあなただけじゃないかもしれない。
何人かに同じことを同じように
教えなければいけないかもしれない。
なので、嫌気が差している部分もあります。
あなたの職場にはマニュアルはないですか？
あなたが教わっている業務のマニュアルが
すでにあるなら
わざわざメモしなくてもマニュアルがあるからいい！と
先輩は思われた可能性もあります。
一度、手順書があるか聞いてみてください。
社会人のメモの取り方
あなたは、上司が言ったことを一字一句書きもらさないように
メモをとっていませんか？
話す速さと、メモを取る速さは当然ですが違います。
話すスピードの方が速いです。
相手が全て言ったことを書き残そうとすれば
それは、文字を早く書くトレーニングをした人しかできません。
それに文字を早く書ける人でも
相手が言ったことを全て書いているわけではありません。
どうしているのか？というと
「大事なポイントを抜き出して要点だけをノートに書き映している」です。
どんなにメモを取るのが得意な人でも
一字一句を全て短時間で書くのは難しい気がします。
教わったことをキーワードで捉えるようにしてください。
例えば上司が「出勤したらメールを確認しろ」と
言ったとしたら
【出勤始 → メール確認】
みたいな感じで短めにそれでいて自分が読み返して
わかるように記号を使って書いていきます。
メモをするときは埋めすぎないことを意識する。
空白を空けておかないと
新たに重要なことを言われたら書き足す時に苦労します。
仕事内容は次から次に新しいことが追加されるので。
なので、普段から要点を抜き出す癖をつけるようにしますよ。
- 立ちながらメモを取っているのか？
- 机に座ってメモを取っているのか？
でもメモの取り方は違います。
立ちながらなら、小さめの持ち歩きやすいメモ帳がいいでしょうし
机に座ってなら、ルーズリーフを使うと便利です。
ルーズリーフは項目をバラバラに書いたとしても
手が空いたときに差し替えが可能。
差し替えができないノートだと
後で見直したときに、項目がわからなくて
見直しにくくなるんですよね。
ルーズリーフ以外のメモ帳を使っているのなら
- 書き出しのメモの場所に日付を書いておく
- 日付の隣に項目を書いておく
- ノートの表紙に「何を書いているのか？」の 簡単な目次を書いておく
を心がけてくださいね。
例えば、あなたが仕事を教わった日が1/10なら
【1/10】と書いておきます。
いつ教わった仕事内容か区別できますよね？
簡単でいいので日付の横に項目を書いておきます。
例えば、項目が「出勤してからやること」なら
【出勤始】みたいな感じで
自分が後で読み返したときにわかりやすいように書きます。
絶対必要なこと、自分ができなさそうなことを
優先してメモ帳にメモするんです。
上司が言ったことを全てメモするのは諦めてくださいね。
誰もそれはできません。
「今の自分はどのくらいの仕事内容ならこなせるのか？」
「自分が不安に思っている仕事内容はなんなのか？」
を把握する時間を家に帰ってから設ける。
- 誰が何をどのようにしてどうするのか？
- いつまでに終わらせればいいのか？ どのくらいの数量を用意すればいいのか？
この部分に注意して上司の説明を聞いてみる。
時系列を意識するといいです。
【出勤してから仕事が始まる前にやること】
【午前中に終わらせること】
【午後に終わらせること】
すごく大まかですが、自分が職場でどのように動くかを
頭でイメージするんです。
慣れるまでイメージトレーニング。
湯船につかりながらでもいいので
出勤してから職場を出るまでをイメージする。
すると自然と動けるようになっています。
上司に仕事を教わるときに、上記のようなことを試しても
メモ張が何が何だかわからなくなる場合は
ボイスレコーダーを使ってください。
※ ボイスレコーダーを使っていいか確認しましょうね。
ボールペンタイプのボイスレコーダーもあるし、
電卓タイプのボイスレコーダーもあります。
少し値段が高めですが
音声録音しておけば、復習したいときに便利です。
短い文章と記号で書かれたメモ帳を見ながら、
理解できていないところを確認できますから。
録音した音声を聞きながら
重要な点を書き足していってください。
ボイスレコーダーをせっかく使うのなら
「要点を抜き出すトレーニング」をやってみましょう。
メモするのが本当に楽になるので
職場で余裕が生まれますよ。
メモを取るのが遅い人が注意すること
メモを取るのが遅いと感じているのなら
意識してほしいことがあります。
- 教わったこと全てをメモするのではなく、要点だけを書く
- 接続詞は【→】と書くようにする
- 反対を表したい場合は【⇔】と書くようにする
- 仕事に慣れるまでイメージトレーニングをする
- 頭だけでは理解できない箇所だけをメモする
- 普段からドラマでも映画でもいいので大事な部分をキーワードと記号を使って要点を抜き出す練習をしてみる
- 自分にしっくり来る書きやすいボールペンを使う
- できるなら二色ボールペンを使いこなす（普通に書く時は黒、重要なポイントは赤）
明日からメモを取るときに意識してみてください。
意識するだけでもメモの取りやすさが違ってきますから。
メモは取るか取らないかのまとめ
社会人は覚えることが多いのでメモを取らないと
頭だけで全て覚えるのは不可能に近いです。
なぜなら私たちは、1日経つと結構な量の知識を忘れてしまうから。
繰り返し繰り返し覚えるしかないんです。
そうは言っても、職場で覚えなきゃいけないことは
ほとんどの内容は一回で覚えるように言われます。
一度言われたことを何度も聞くと
嫌な顔される場合もありますよね。
教えてくださる人の話すスピードが速いと
ついていけなくなって、メモがぐちゃぐちゃになる。
すごくわかります。
これを防ぐためには、相手が話している内容を
聞きながら理解して要点を抜き出すことが大事。
要点を抜き出すトレーニングをやってみてください。
なんでもいいです。
映画でも何でもいいので
「誰がどこで何をしてどうした」というのを
記号を使いながら抜き出していきます。
日々、トレーニングをすることで自然と要点を抜き出した
後から見ても読めるメモが出来上がりますよ。
メモを取りながら録音してくれる
文房具もあるので良かったら覗いてみてください。
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